Sekolah Pembelajaran Online
Tantangannya – Universitas menggunakan perangkat lunak manajemen kampus yang canggih (CampusVue) yang menyediakan pendaftaran dan penagihan mahasiswa. Sekolah ini memiliki 150.000 siswa yang diterima baik secara online maupun di kampus-kampus lokal. Akun siswa dibayar dengan kombinasi pembayaran langsung, hibah, beasiswa, dan pinjaman. Kompleksitas akun membutuhkan solusi khusus bagi kolektor untuk melihat status akun khusus untuk proses penagihan.
Masalahnya – Tagihan siswa sangat kompleks dengan tagihan dan pembayaran yang mencakup beberapa semester dan kelas dengan beberapa sumber pembayaran. Situs Belajar Online Melacak rekening yang lewat jatuh tempo memerlukan mekanisme untuk menghubungi siswa saat pembayaran tidak diterima dan menyiapkan program pembayaran yang akan membuat akun siswa tetap mutakhir. Ketika kolektor melakukan kontak dengan siswa, semua akun yang telah lewat jatuh tempo harus disajikan dalam tampilan ringkasan dan detail.
Penemuan – Sistem penagihan dilengkapi dengan pp wa kosong baik untuk mengirimkan tagihan tepat waktu pada awal setiap semester dan pada tonggak penting selama semester. Dengan banyaknya program studi yang berbeda dan kampus-kampus yang terpisah masing-masing dengan staf bendaharanya sendiri, menjadi jelas bahwa kantor pusat untuk menagih piutang yang telah jatuh tempo adalah yang paling tepat. Jelas juga bahwa perangkat lunak penagihan tidak dirancang untuk melacak peristiwa yang terkait dengan penagihan pada akun yang telah jatuh tempo secara signifikan.
Solusinya – Perangkat lunak pengumpulan digunakan untuk menagih pada akun yang telah jatuh tempo. Perangkat lunak ini dirancang untuk mengotomatisasi sebagian besar proses tipikal yang sebelumnya memerlukan manipulasi manual. Akun secara otomatis memiliki surat yang dikirim pada tanggal tertentu tergantung pada status. Ketika pembayaran diterima, mereka secara otomatis diperbarui di perangkat lunak pengumpulan dan program penagihan sekolah. Antrian kolektor dapat dibuat dengan kriteria apa pun termasuk saldo yang lewat jatuh tempo, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan sekolah tertentu yang dihadiri. Dengan mengelompokkan akun berdasarkan status, pengumpul mengerjakan kumpulan akun dengan kriteria yang sama.
Akun yang memerlukan kontak pribadi secara otomatis mengalir ke antrian kolektor. Panggilan otomatis juga dibuat yang menyediakan rutinitas panggilan otomatis yang akan memutar pesan otomatis dan mengirimkan panggilan langsung ke kolektor meningkatkan produktivitas kolektor sebesar 300%.
Implementasi – Vendor perangkat lunak bekerja secara langsung dengan staf Departemen IT dan Koleksi sekolah untuk mengintegrasikan fungsionalitas perangkat lunak dengan perangkat lunak manajemen pendaftaran dan penagihan sekolah. Kunci keberhasilannya adalah koordinasi kedua sistem sehingga aktivitas perangkat lunak penagihan dan perangkat lunak penagihan dapat diperbarui secara bersamaan.
Hasil – Kolese telah mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan akun yang telah dipindahkan ke status pengumpulan. Piutang yang lewat jatuh tempo telah meningkat secara dramatis. Informasi yang dimasukkan dalam sistem pengumpulan diperbarui dalam sistem penagihan utama setiap hari dengan menjaga kedua sistem tetap sinkron. Sekolah telah mengakui pendapatan tambahan dari rekening siswa dan telah meningkatkan jumlah rekening siswa yang sebelumnya telah ditentukan tidak dapat ditagih.